GET STARTED

RISK konferenca

Kako je RISK konferenca digitalizirala upravljanje več sto udeležencev in vzpostavila brezstični sistem sledenja v realnem času?

Tako da je ročne procese registracije in fizično preverjanje vstopnic nadomestila s celovito rešitvijo IDConference, ki združuje EventID, EventIDtrack in EventIDmat. Rešitev vključuje avtomatizirano prodajo e-vstopnic, brezstične RFID stolpe za sledenje obiska v največji dvorani ter kontrolo prestopa z ročnimi terminali v ostalih dvoranah hkrati. Za boljše poslovno mreženje pa so uporabili digitalni sistem za izmenjavo kontaktov (lead retrieval). Nič več fizičnih vizitk, le skeniranje QR kode in zapis podrobnosti za nadaljni kontak. Vse skupaj je dogodek dvignilo na najvišjotehnološko raven.

Od logističnih izzivov do popolne avtomatizacije dogodka

RISK konferenca je kot vodilni regijski dogodek za kibernetsko varnost vedno strmela k tehnološkemu napredku, vendar se je pri izvedbi soočala z zahtevnimi logističnimi izzivi. Obvladovanje velikega števila udeležencev, beleženje prisotnosti na posameznih predavanjih in zagotavljanje varnosti v več dvoranah hkrati, je zahtevalo preveč ročnega dela in povzročalo ozka grla pri vhodih.

Vodstvo podjetja Real Security je želelo proces popolnoma digitalizirati. Cilj ni bil le poenostaviti prijave, temveč ustvariti povezan digitalni ekosistem, ki spremlja pot udeleženca od nakupa vstopnice do prejema personaliziranega darila in digitalne izmenjave kontaktov s sponzorji. Želeli so pridobiti natančne podatke o zanimanju za tematike, kar bi služilo kot podlaga za strateško načrtovanje prihodnjih konferenc, ter, da lahko bazo prisotnih delijo z predavateljem za morebitni “follow up”.

REAL Security

Poslovni izziv

Glavni izziv je predstavljalo učinkovito vodenje več sto udeležencev skozi več vzporednih dvoran brez povzročanja zastojev. Organizator je potreboval sistem, ki bi omogočal avtomatizirano izdajo plačljivih e-vstopnic, sprotno obveščanje udeležencev ter digitalno beleženje obiska posameznih predavanj. Poleg tega so sponzorji potrebovali sodoben način za zajem kontaktov (lead retrieval), ki bi nadomestil zamudno ročno izmenjavo vizitk.

Rešitev: IDConference kot celotna rešitev

Za reševanje teh izzivov smo implementirali rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali neposredno v WordPress spletno stran konference. Sistem prevzame celotno komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Za nemoten prehod v dvorane smo uporabili EventIDtrack – namestili brezstične RFID stolpe, ki avtomatsko beležijo udeležence. Sponzorjem pa smo omogočili uporabo mobilne aplikacije za digitalno skeniranje akreditacij in takojšen zajem potencialnih strank (lead retrieval).

Ilustracija konference Risk

Udeleženec doživi brezhibno pot od prvega klika. Po spletnem nakupu prejme e-vstopnico, s QR kodo se ob prihodu na dogodek registrira in prejme akreditacijo. Za udeležbo v največjo dvorano pa se preprosto sprehodi skozi RFID prehod brez ustavljanja in čakanja v vrstah.

Organizator je poskrbel tudi za personalizirnaa darilna. Pri takšnem številu je to precej zahtevno. Sedaj pa so pri prevzemu daril hostese le poskenirale akreditacijo in sistem takoj prikaže personalizirano darilo, ki udeležencu pripada. Digitalna izkušnja se zaključi z avtomatizirano zahvalo in dostopom do gradiv predavanj, ki jih je dejansko obiskal.

Za RISK konferenco rešitev pomeni popoln operativni nadzor, zaradi vseh podatkov priložnost za follow up in nadlajno rast ter optimizacijo stroškov. Organizator ima v vsakem trenutku vpogled v število ljudi v posameznem prostoru, kar zagotavlja varnost in preprečuje zlorabe vstopnic. Avtomatizirano poročanje predavateljem o obisku njihovih predavanj in globoka analitika o interesih udeležencev omogočata boljše načrtovanje vsebin in vabilo najbolj relevantnih govorcev v prihodnje.

  • Brezstično sledenje: RFID tehnologija omogoča avtomatsko beleženje prisotnosti brez fizičnega stika.
  • Lead retrieval za sponzorje: Digitalna izmenjava kontaktov znatno izboljša ROI za razstavljavce.
  • Personalizirana obravnava: Od e-komunikacije do razdeljevanja daril glede na profil udeleženca.
  • Varnost in analitika: Natančen pregled nad zasedenostjo dvoran, kdo je bil prisoten in preprečevanje nepooblaščenih vstopov.

Rezultat in dolgoročna vrednost

Digitalizacija z IDConference je RISK konferenco postavila na nivo najnaprednejših tehnoloških dogodkov v Evropi. Rezultat je vrhunska uporabniška izkušnja in drastično zmanjšana administrativna obremenitev ekipe. Dolgoročna vrednost se kaže v bazi kakovostnih podatkov o vedenju udeležencev, kar omogoča personaliziran marketing in nenehno izboljševanje kakovosti dogodka.

Razmišljate, kako povezati prijave, obveščanje in obiskovalce v enotno digitalno izkušnjo?
Kontaktirajte nas za neobvezen pogovor.

Želite izvedeti več?

Preberite več o rešitvi IDConference in o tem, kako udeležence dogodka, avtomatizacijo marketinga in analitiko povezati v enoten sistem.

PREBERI VEČ O REŠITVI IDCONFERENCE