Kako je EUMASS avtomatiziral sledenje prisotnosti in izdajanje potrdil na regulirani konferenci, ob tem pa organizatorjem zagotovil popoln nadzor nad podatki udeležencev?
Z združitvijo platforme EventID z avtomatizirano identifikacijo in sledenjem udeležencev je EUMASS digitaliziral upravljanje regulirane strokovne konference od registracije do preverjanja prisotnosti. Namesto zanašanja na ročne sezname prisotnosti in ponavljajoče se preverjanje akreditacij je bilo mogoče gibanje udeležencev beležiti digitalno, kar je ustvarilo zanesljivo podlago za preverjanje prisotnosti in izdajo ustreznih potrdil.
Od ročnih evidenc prisotnosti do avtomatiziranega upravljanja konference
EUMASS (Evropska zveza za medicino v zavarovalništvu in socialni varnosti) združuje strokovnjake s področja medicine v socialni varnosti in sorodnih področij. Njene konference združujejo izmenjavo znanja s strokovnim izobraževanjem, zaradi česar so zanesljivi zapisi o prisotnosti pomemben del dogodka.
Za regulirane strokovne dogodke sama prijava ne zadošča. Organizatorji morajo vedeti, kdo se je dogodka dejansko udeležil, ter imeti zanesljive dokaze, ki podpirajo strokovno izobraževanje in certificiranje. EUMASS se je obrnil na družbo Smart Octopus Solutions in platformo IDConference z namenom digitalizacije upravljanja udeležencev ter vzpostavitve zanesljivejše povezave med prijavo, prisotnostjo in poročanjem po dogodku.
Poslovni izziv
Na konferencah, koder prisotnost prispeva k nadaljnjemu izobraževanju ali certificiranju, morajo organizatorji preveriti več kot le to, kdo se je prijavil. Potrebujejo natančne informacije o tem, kdo se je dogodka udeležil in ali je sodelovanje ustrezalo ustreznim zahtevam.
Ročno upravljanje postaja vse težje, ko se udeleženci med dogodkom gibljejo med dvoranami in predavanji. Papirni seznami prisotnosti in ročno preverjanje akreditacij prav tako puščajo prostor za manjkajoče ali nepravilne zapise, hkrati pa od osebja zahtevajo dodaten čas za zbiranje in usklajevanje podatkov.
EUMASS je zato potreboval digitalni proces, ki bi lahko identificiral udeležence, beležil prisotnost ter zagotavljal zanesljive podatke za administracijo po dogodku, ne da bi udeležencem prinašal nepotrebno zapletenost.
Rešitev: Digitalna registracija in avtomatizirano sledenje prisotnosti
Konferenca EUMASS je bila upravljana s pomočjo platforme IDConference, ki je povezala prijavo udeležencev in podatke o dogodku v enem digitalnem okolju. Udeleženci so se registrirali na spletu, kar je ustvarilo centralizirano bazo podatkov, uporabljeno za pripravo personaliziranih akreditacij in upravljanje prisotnosti na lokaciji.
Glede na zahteve dogodka lahko akreditacije uporabljajo črtne kode, kode QR ali tehnologijo RFID za identifikacijo udeležencev in nadzor dostopa. Med konferenco se je prisotnost udeležencev lahko beležila digitalno in povezovala neposredno z obstoječimi podatki o prijavi. To je ustvarilo neprekinjen pretok informacij od prijave prek fizičnega dogodka do poročanja po dogodku.
Namesto ročnega sestavljanja evidenc prisotnosti so organizatorji lahko delali s strukturiranimi podatki o udeležbi, ki so se uporabili za preverjanje prisotnosti in podporo pri izdaji potrdil.
Za udeležence je cilj narediti tehnologijo čim bolj neopazno. Po zaključku postopka prijave udeleženci prejmejo svojo personalizirano konferenčno akreditacijo in se lahko osredotočijo na sam dogodek, namesto da bi organizatorjem večkrat zapored posredovali svoje podatke. Identifikacija lahko poteka prek tehnologije, integrirane v infrastrukturo dogodka, kar omogoča beleženje prisotnosti, ne da bi se morali udeleženci zaustaviti pri vsakem predavanju in opraviti ločeno ročno preverjanje.
To je še posebej pomembno na strokovnih konferencah, kjer se udeleženci čez dan gibljejo med različnimi predavanji, razpravami in prostori za sestanke. Namesto da bi se preverjanje prisotnosti spremenilo v še eno administrativno opravilo za udeleženca, sistem ustrezne informacije beleži v ozadju. Rezultat je gladkejša konferenčna izkušnja za udeležence in bistveno zanesljivejša evidenca prisotnosti za organizatorja.
Za EUMASS je izvedba ustvarila centraliziran digitalni vir informacij, ki pokriva celotno pot udeleženca od prijave prek prisotnosti do poročanja po dogodku.
Organizatorji lahko informacije o udeležencih upravljajo prek platforme EventID ter uporabijo zbrane podatke za natančno razumevanje dogajanja med konferenco. To olajša preverjanje prisotnosti in pripravo dokumentacije, potrebne po dogodku.
Sistem prav tako zmanjšuje obseg ročne administracije, ki jo mora opraviti konferenčna ekipa. Namesto vodenja ločenih seznamov prijav, evidenc prisotnosti in dokumentacije po dogodku lahko informacije tečejo skozi povezan digitalni proces.
To izboljšuje doslednost podatkov ter zmanjšuje tveganje za napake, ki nastanejo pri ročnem prenašanju informacij med različnimi sistemi.
Za reguliran strokovni dogodek je to še posebej dragoceno, saj kakovost evidenc prisotnosti neposredno vpliva na sposobnost organizatorja, da zagotovi zanesljiva dokazila o sodelovanju.
- Avtomatizirano preverjanje prisotnosti: Prisotnost udeležencev se lahko beleži digitalno, kar zmanjšuje potrebo po ročnih seznamih prisotnosti in ponavljajočih se preverjanjih.
- Povezani podatki o prijavi in dogodku: Informacije o udeležencih, zbrane pred konferenco, ostajajo povezane z dogajanjem na lokaciji.
- Zanesljive evidence za izdajo potrdil: Strukturirani podatki o prisotnosti zagotavljajo trdnejšo podlago za preverjanje sodelovanja in izdajanje potrdil.
- Zmanjšano administrativno delo: Organizatorji porabijo manj časa za ročno beleženje, prenašanje in usklajevanje informacij o prisotnosti.
- Boljša izkušnja za udeležence: Udeleženci se lahko gibljejo po konferenci, ne da bi se morali večkrat zaustaviti in dokazovati svojo prisotnost.
- Pregled nad dogodkom v realnem času: Organizatorji lahko uporabijo digitalne podatke o dogodku za ohranjanje jasnejšega pregleda nad aktivnostmi udeležencev med konferenco.
Rezultati in dolgoročna vrednost
Projekt EUMASS dokazuje, kako lahko digitalno upravljanje udeležencev poenostavi administracijo dogodka, ko so natančni zapisi o prisotnosti ključni za strokovno izobraževanje in certificiranje.
S povezavo prijave, identifikacije udeležencev, sledenja prisotnosti in poročanja je EUMASS pridobil zanesljivejši način za upravljanje podatkov o udeležbi skozi celotno konferenco. Namesto zanašanja na ločene ročne zapise so organizatorji lahko delali s strukturiranimi informacijami, povezanimi neposredno s profili udeležencev.
Za udeležence je proces ostal preprost, kar jim je omogočilo, da se osredotočijo na konferenco in ne na administrativne postopke. Organizatorjem je isti sistem zagotovil trdnejšo podlago za preverjanje prisotnosti, poročanje in izdajo potrdil. Projekt je postavil tudi temelj za nadaljnjo digitalizacijo dogodkov, saj IDConference zagotavlja povezano infrastrukturo, ki jo je mogoče glede na razvijajoče se potrebe razširiti z dodatnimi zmožnostmi komunikacije, avtomatizacije in analitike.
Razmišljate, kako povezati prijave, obveščanje in obiskovalce v enotno digitalno izkušnjo?
Kontaktirajte nas za neobvezen pogovor.Želite izvedeti več?
Preberite več o rešitvi IDConference in o tem, kako udeležence dogodka, avtomatizacijo marketinga in analitiko povezati v enoten sistem.
