Fantastični prostori
U ovoj studiji slučaja istražit ćemo kako IDConference može uspješno surađivati s organizatorima događanja, pružateljima prostora i hotelijerima kako bi unaprijedio upravljanje sudionicima na događajima te omogućio učinkovito iskustvo i organizatorima i sudionicima.
Problem
I dalje primjećujemo da mnogi organizatori događanja nastavljaju koristiti tradicionalne ručne metode registracije sudionika. Takve metode često uključuju opsežnu papirologiju i ručne procese, što dovodi do neučinkovitosti i manje optimalnog iskustva za sudionike. Jedna od glavnih bolnih točaka je upravljanje sudionicima, koje uključuje registraciju, check-in i praćenje sudionika tijekom događaja.
Rješenje
Prepoznajući potrebu za učinkovitijim i jednostavnijim procesom upravljanja sudionicima, IDConference je pružateljima prostora i hotelijerima pristupio sa suradničkim prijedlogom. Ideja je bila jednostavna, ali moćna: integrirati IDConference rješenje za upravljanje sudionicima u radni proces organizatora kako bi se stvorilo besprijekorno iskustvo za organizatore i sudionike.
IDConference je fleksibilno rješenje, što znači da svoje “proizvode” nudimo kao dodatak postojećim rješenjima organizatora, a vrlo su jednostavni za korištenje i organizatoru pružaju cjelovit paket. Uključujemo tri ključna koraka:
- Povezivanje: Organizatori događanja obično koriste vlastiti sustav za upravljanje događajima. IDConference je rješenje koje se može prilagoditi postojećem sustavu organizatora ili zamijeniti nužne dijelove poput obrasca za registraciju i landing stranice, marketinške automatizacije te upravljanja podacima o sudionicima, uključujući check-in u stvarnom vremenu i ispis akreditacija.
- Prilagodba: Rješenje za upravljanje sudionicima prilagođeno je specifičnim potrebama i zahtjevima brendiranja svakog prostora. To je omogućilo dosljedan i profesionalan izgled i dojam na svim događajima koji se održavaju u tom prostoru.
- Obuka osoblja: IDConference je osigurao sveobuhvatnu obuku osoblja prostora kako bi bili potpuno osposobljeni za korištenje sustava za upravljanje sudionicima. Ta je obuka smanjila vrijeme prilagodbe i osigurala nesmetano odvijanje događaja.
Zbog tehničkih ograničenja i “customer experiencea” često se izbjegava stroga kontrola prolaza kako ne bi bilo dugih redova i gužvi na ulazima u dvorane, iako bi to trebalo provoditi. Sličan odgovor još je češći na redovitim konferencijama upravo zbog gužvi na ulazima u dvorane.
Prednosti
Suradnja između IDConferencea, organizatora događanja i pružatelja prostora/hotelijera rezultirala je brojnim značajnim prednostima:
- Učinkovitost: Upravljanje sudionicima postalo je znatno učinkovitije, uz kraća vremena čekanja tijekom check-ina i jednostavnije procese registracije.
- Poboljšano iskustvo sudionika: Sudionici su imali besprijekorno i jednostavno iskustvo, što je dovelo do većeg zadovoljstva sudionika.
- Ušteda troškova: Uklanjanje ručnih procesa i papirologije smanjilo je administrativne troškove za organizatore i prostore.
- Uvid u stvarnom vremenu: Organizatori događanja dobili su pristup podacima i analitici u stvarnom vremenu, što im je omogućilo donošenje informiranih odluka i prilagodbi tijekom događaja.
Zaključak
Partnerstvo između IDConferencea, organizatora događanja i pružatelja prostora/hotelijera pokazuje snagu suradnje u event industriji. Integracijom inovativnih rješenja za upravljanje sudionicima koristi imaju organizatori, prostori i sami sudionici jer dobivaju učinkovitije i ugodnije iskustvo događaja. Ova studija slučaja naglašava pozitivan utjecaj takve suradnje i potvrđuje važnost prihvaćanja tehnologije kako bi se ostalo konkurentnim u stalno promjenjivoj event industriji. U videu ispod možete vidjeti kako smo implementirali naše rješenje u Fantastičnim prostorima u Ljubljani.
