Kako je Valior avtomatiziral prilagojeno komunikacijo o dogodku, potrditev udeležbe, izdajo vstopnic in naknadno komunikacijo po dogodku ob svoji 10. obletnici?
Z združitvijo prilagojene avtomatizacije trženja z digitalno izdajo vstopnic in sledenjem udeležencem na samem prizorišču. Z uporabo rešitve EventIDmat je družba Smart Octopus Solutions uvozila Valiorjevo bazo strank ter avtomatizirala prilagojena vabila, potrditve udeležbe, opomnike in komunikacijo po dogodku. Rešitev EventIDtrack je nato povezala digitalni proces vabljenja s fizičnim dogodkom, pri čemer je ob prihodu skenirala prilagojene vstopnice in podatke o prisotnosti zapisovala nazaj v bazo podatkov.
Od ročnih vabil do avtomatizirane poti stranke na dogodku
Za svojo 10. obletnico je družba Valior želela v Cankarjevem domu organizirati poseben dogodek za svoje stranke, ob tem pa skozi celoten proces ohraniti osebno komunikacijo. Gostje so morali prejeti prilagojena vabila, potrditi svojo prisotnost ter v primeru potrditve prejeti personalizirano vstopnico.
Po dogodku je Valior želel nadaljevati komunikacijo z gosti, ki so se dogodka dejansko udeležili. Izziv je bil povezati te različne korake v enoten, usklajen proces, namesto ločenega upravljanja vabil, potrditev, izdaje vstopnic in naknadne komunikacije.
Poslovni izziv
Valior je moral upravljati komunikacijo s svojimi strankami glede na njihove obstoječe odnose s podjetjem, vključno z različnimi oblikami nagovora.
Hkrati je podjetje potrebovalo učinkovit način za zbiranje potrditev udeležbe, pošiljanje vstopnic potrjenim gostom in prepoznavanje tistih, ki so se dogodka dejansko udeležili. Te informacije so bile pomembne tudi za komunikacijo po dogodku, vključno s sporočilom SMS dobrodošlice in naknadnim zahvalnim e-poštnim sporočilom.
Valior je zato potreboval več kot le standardno orodje za vabila. Proces je moral povezati prilagojeno komunikacijo z registracijo, izdajo vstopnic, prisotnostjo na lokaciji in naknadnimi aktivnostmi.
Rešitev: Povezovanje avtomatizacije trženja s sledenjem na dogodku
Za upravljanje komunikacijskega procesa smo uporabili rešitev EventIDmat. Valiorjeva baza strank je bila uvožena v sistem, kar je omogočilo pošiljanje prilagojenih vabil na podlagi zahtevane oblike nagovora. Gostje so lahko svojo udeležbo potrdili ali zavrnili neposredno prek vabila. Tisti, ki so udeležbo potrdili, so prejeli prilagojene vstopnice za dogodek, kar je ustvarilo neposredno povezavo med komunikacijskim procesom in vstopom na dogodek.
V Cankarjevem domu se je za skeniranje vstopnic uporabljala rešitev EventIDtrack. Gostje so lahko svoje vstopnice predložili v digitalni obliki na telefonu ali v fizični obliki, podatki o prisotnosti pa so se shranjevali nazaj v bazo podatkov. To je družbi Valior zagotovilo povezan pregled nad celotnim procesom, od začetnega vabila in potrditve do dejanske udeležbe ter poznejše komunikacije.
Z vidika gosta je proces ostal preprost. Stranka je po e-pošti prejela prilagojeno vabilo in lahko z enim samim klikom potrdila udeležbo. Če se je odločila za udeležbo, je prejela svojo personalizirano vstopnico za dogodek. Ni bilo potrebe po ponavljanju zapletenih postopkov registracije in gostu ni bilo treba upravljati dodatne dokumentacije. Na prizorišču je bilo mogoče vstopnico predložiti neposredno s telefona ali v fizični obliki ter jo skenirati ob prihodu. Tehnologija je tako v veliki meri ostala v ozadju. Gostje so izkusili enostavno pot od vabila do potrditve, dostave vstopnice in vstopa na dogodek, medtem ko je sistem v ozadju skrbel za upravljanje podatkov in procesov. To je še posebej pomembno pri dogodkih za stranke. Cilj ni prisiliti goste v nepotrebno interakcijo s tehnologijo, temveč uporabiti tehnologijo za odpravo nepotrebnih ovir.
Za Valior je bila največja prednost v tem, da so bile različne stopnje poti na dogodku med seboj povezane.
Namesto ločenega upravljanja vabil, potrditev udeležbe, distribucije vstopnic in naknadne komunikacije je bil proces avtomatiziran okoli enotne baze strank.
Podjetje je lahko prilagodilo komunikacijo na podlagi svojih obstoječih odnosov s strankami, medtem ko je sistem v ozadju opravil ponavljajoče se administrativno delo.
Udeležba na dogodku prav tako ni več temeljila zgolj na podatkih o potrditvi. S skeniranjem vstopnic na vhodu in shranjevanjem rezultatov v bazo podatkov je Valior pridobil natančen zapis o tem, kdo se je dogodka dejansko udeležil.
Ta razlika postane še posebej dragocena pri komunikaciji po dogodku.
Informacije, zbrane na vhodu, so se lahko uporabile za zagotovitev, da je bila komunikacija po dogodku ustrezna in prilagojena ljudem, ki so bili dejansko prisotni. Valior je tako lahko prešel s splošnega seznama gostov na veliko natančnejše razumevanje dejanske udeležbe na dogodku.
- Personalizirana komunikacija s strankami: Valior je lahko s strankami komuniciral z uporabo različnih oblik nagovora na podlagi obstoječega odnosa s podjetjem, kar je ustvarilo bolj osebno izkušnjo vabljenja.
- Avtomatizirana potrditev udeležbe: Gostje so lahko potrdili ali zavrnili udeležbo s preprostim klikom, medtem ko je sistem upravljal odzive in nadaljeval komunikacijo s tistimi, ki se še niso odzvali.
- Personalizirane digitalne vstopnice: Stranke, ki so potrdile svojo udeležbo, so prejele prilagojene vstopnice za dogodek, kar je proces vabljenja in potrditve neposredno povezalo z vstopom na dogodek.
- Prilagodljiva prijava na dogodku: Rešitev EventIDtrack je omogočala skeniranje vstopnic z mobilnega telefona ali s fizične vstopnice, kar je gostom zagotovilo preprost vstop na dogodek.
- Dejanski podatki o udeležbi: Skeniranje vstopnic na vhodu je zabeležilo dejansko prisotnost in podatke shranilo nazaj v bazo, kar je družbi Valior dalo zanesljivo podlago za komunikacijo po dogodku.
- Avtomatizirana naknadna komunikacija: Po dogodku je Valior lahko poslal zahvalna e-poštna sporočila posebej tistim gostom, ki so se dogodka dejansko udeležili, in tako zaokrožil celotno pot komunikacije.
Rezultati in dolgoročna vrednost
Valiorjev dogodek ob obletnici je pokazal, kako lahko avtomatizacija trženja in upravljanje dogodkov delujeta skupaj kot en povezan proces. Rešitev je povezala prilagojena vabila, potrditev udeležbe, izdajo vstopnic, prijavo na lokaciji in naknadno komunikacijo prek iste baze strank. To je zmanjšalo ročno usklajevanje ter družbi Valior omogočilo boljšo preglednost skozi celotno pot dogodka. Za goste je proces ostal preprost in personaliziran.
Za Valior so se podatki o udeležbi zajemali na dogodku in pošiljali nazaj v bazo podatkov, kar je omogočilo, da je naknadna komunikacija temeljila na dejanski udeležbi in ne zgolj na prvotnem seznamu gostov.
Projekt dokazuje, kako lahko povezani podatki o dogodku spremenijo enkraten dogodek za stranke v bolj strukturiran del celotnega odnosa s strankami, od prvega vabila do komunikacije po dogodku.
Razmišljate, kako povezati prijave, obveščanje in obiskovalce v enotno digitalno izkušnjo?
Kontaktirajte nas za neobvezen pogovor.Želite izvedeti več?
Preberite več o rešitvi IDConference in o tem, kako udeležence dogodka, avtomatizacijo marketinga in analitiko povezati v enoten sistem.
