Kako je družba CC Real digitalizirala upravljanje fizičnih darilnih bonov v treh nakupovalnih središčih, ob tem pa ohranila nespremenjeno izkušnjo za kupce?
Z uvedbo zalednega sistema za upravljanje SmartGifty je CC Real pridobil popoln nadzor nad celotnim življenjskim ciklom svojih fizičnih darilnih bonov. Sistem je povezal tiskanje bonov, zalogo, izdajo, prodajo, unovčevanje in finančno spremljanje v enoten digitalni proces, medtem ko so kupci in trgovci lahko še naprej uporabljali obstoječe fizične bone, ne da bi morali spreminjati način njihovega nakupa ali porabe.
Od ročnega upravljanja bonov do popolnega digitalnega nadzora
CC Real je ena vodilnih družb za upravljanje nakupovalnih središč v Evropi in širše. Na Hrvaškem družba upravlja tri nakupovalna središča pod imenu City Center one – dve lokaciji v Zagrebu in eno v Splitu. Na vseh teh lokacijah so darilni boni predstavljali dragoceno ponudbo za kupce ter pomembno komercialno orodje za nakupovalna središča in njihove najemnike. Čeprav je proces, namenjen kupcem, deloval dobro, pa so administrativni procesi v ozadju fizičnih bonov postajali vse bolj zapleteni. CC Real je potreboval učinkovitejši način za upravljanje izdaje bonov, zaloge, prodaje, unovčevanja in finančnega nadzora na več lokacijah, ne da bi pri tem kupce ali trgovce prisilil v spreminjanje uveljavljenega načina uporabe bonov.
Poslovni izziv
CC Real je želel ohraniti fizične darilne bone, hkrati pa pridobiti boljši nadzor nad njihovim upravljanjem v treh nakupovalnih središčih. Glavni izziv je bil spremljanje celotnega življenjskega cikla bona, od tiskanja in zaloge do izdaje ter unovčenja v sodelujočih trgovinah. Podjetje je potrebovalo tudi zanesljive finančne informacije, vključno s prodajo, gotovinskimi pologi, številkami računov, pravnimi osebami in porabo po posameznih trgovinah. Upravljanje teh informacij na več lokacijah je zahtevalo veliko ročnega dela in oteževalo ohranjanje celovitega pregleda. CC Real je zato potreboval centralizirano rešitev, ki bi lahko zagotovila popolno sledljivost in finančni nadzor, ne da bi ob tem spremenila obstoječo izkušnjo kupcev.
Rešitev: Zaledno upravljanje s sistemom SmartGifty
Namesto zamenjave sistema fizičnih bonov je družba Smart Octopus Solutions digitalizirala procese v ozadju. Sistem SmartGifty je bil prilagojen operativni strukturi družbe CC Real ter je ustvaril centraliziran sistem za upravljanje celotnega življenjskega cikla bonov v vseh treh nakupovalnih središčih.
Zagotovil je pregled nad zalogo bonov, izdajo, lokacijo in unovčevanjem, hkrati pa je beležil tudi povezane finančne podatke. Fizični boni so ostali del izkušnje za kupce, administrativni procesi v ozadju pa so postali digitalni, centralizirani in lažje nadzorljivi.
To je družbi CC Real prineslo boljšo sledljivost, zmanjšalo ročne napake in poenostavilo upravljanje bonov na več lokacijah.
Za kupce je bil najpomembnejši del izvedbe ta, da se skoraj nič ni spremenilo. Fizične darilne bone so lahko še naprej kupovali prek uveljavljenih kanalov in jih uporabljali v sodelujočih trgovinah v nakupovalnih središčih. Ni bilo potrebe po spoznavanju nove aplikacije, zamenjavi fizičnega bona z digitalno kartico ali spreminjanju načina interakcije s trgovci. Digitalna preobrazba se je zgodila predvsem v ozadju. Ko je bil bon izdan, prodan ali unovčen, so se ustrezne informacije lahko zabeležile in spremljale prek sistema SmartGifty. To je družbi CC Real omogočilo izboljšanje internih procesov, medtem ko se je ohranila preprosta in domača izkušnja, ki so je bili kupci in trgovci že vajeni. Za končnega kupca je to pomenilo, da je tehnologija ostala nevidna, medtem ko je organizacija pridobila bistveno boljši nadzor nad procesom.
Izvedba je vsakemu nakupovalnemu središču omogočila bistveno jasnejši pregled nad lastnim poslovanjem z darilnimi boni.
Tajništvo ali oddelek za kontroling v posameznem središču lahko registrira in unovčuje bone, pridobljene v posameznih trgovinah, ter neposredno v sistemu izvaja nabor preverjanj. Pregledujejo lahko bone, ki jih je izdalo posamezno središče, spremljajo porabo po posameznih trgovinah, prepoznavajo neunovčene bone, preverjajo vključene pravne osebe, nadzorujejo gotovinske pologe ter sledijo številkam računov, pod katerimi so bili boni prodani.
Prav tako ima centralni administrator dostop do vseh treh središč in lahko enake informacije spremlja na ravni celotne organizacije.
To ustvarja enoten vir informacij za upravljanje bonov ter bistveno olajša prepoznavanje odstopanj, spremljanje aktivnosti in ohranjanje finančnega ter operativnega nadzora.
- Popolna sledljivost bonov: Spremljanje vsake stopnje življenjskega cikla bona, od tiskanja in zaloge do izdaje, prodaje ter unovčenja.
- Centraliziran nadzor nad tremi središči: Lokalne ekipe lahko upravljajo lastne procese, medtem ko imajo administratorji celovit pregled nad vsemi tremi nakupovalnimi središči.
- Digitalno upravljanje brez spreminjanja izkušnje kupcev: CC Real je ohranil fizične bone ter obstoječi postopek nakupa in porabe, ob tem pa digitaliziral administracijo v ozadju.
- Izboljšan finančni nadzor: Prodajo bonov, gotovinske pologe, številke računov, pravne osebe in porabo na ravni posameznih trgovin je mogoče spremljati v enem sistemu.
- Zmanjšano tveganje za napake in zlorabe: Centralizirane evidence in stalen nadzor zmanjšujejo možnosti za ročne napake, odstopanja in zlorabe.
Rezultat in dolgoročna vrednost
Implementacija sistema SmartGifty za družbo CC Real dokazuje, da digitalna preobrazba ne zahteva vedno zamenjave obstoječega procesa, namenjenega kupcem.
V tem primeru je fizični darilni bon ostal natanko takšen, kot so kupci pričakovali. Preobrazba se je zgodila v ozadju, kjer je bila operativna kompleksnost največja.
Z digitalizacijo zalednih procesov je CC Real pridobil bistveno boljši vpogled v prodajo in uporabo darilnih bonov po različnih središčih, trgovinah in časovnih obdobjih. Podjetje je prav tako zmanjšalo možnosti zlorab ter velik del ročnega administrativnega procesa zamenjalo s strukturiranim digitalnim upravljanjem.
Kar je najpomembneje, CC Real je pridobil prilagodljivo podlago za upravljanje darilnih bonov na več lokacijah. Namesto da bi vsako transakcijo z boni obravnavala kot ločeno administrativno opravilo, lahko organizacija zdaj sledi celotnemu življenjskemu ciklu bona ter povezuje operativne in finančne informacije v enem centraliziranem sistemu.
Projekt sporoča, kako lahko skrbno zasnovana zaledna rešitev prinese pomembno digitalizacijo, ne da bi pri tem kupce ali trgovce prisilila v spreminjanje procesa, ki zanje že učinkovito deluje.
Razmišljate, kako povezati darilne kartice, programe zvestobe in obiskovalce v enotno digitalno izkušnjo?
Kontaktirajte nas za neobvezen pogovor.Želite izvedeti več?
Preberite več o rešitvi SmartGifty in o tem, kako darilne kartice, zvestobo, avtomatizacijo marketinga in analitiko povezati v enoten sistem.
