Kako je EUMASS automatizirao praćenje prisutnosti i izdavanje potvrda na reguliranoj konferenciji uz pružanje potpune kontrole organizatorima nad podacima sudionika?
Spajanjem platforme EventID s automatiziranom identifikacijom i praćenjem sudionika, EUMASS je digitalizirao upravljanje reguliranom stručnom konferencijom od registracije do provjere prisutnosti. Umjesto oslanjanja na ručne popise prisutnosti i učestale provjere akreditacija, kretanje sudionika bilježilo se digitalno, čime je stvorena zanesljiva podloga za provjeru prisutnosti i izdavanje odgovarajućih potvrda.
Od ručnih evidencija prisutnosti do automatiziranog upravljanja konferencijom
EUMASS (Europska unija za medicinu u osiguranju i socijalnoj skrbi) okuplja stručnjake iz područja medicine u socijalnom osiguranju i srodnih područja. Njegove konferencije spajaju razmjenu znanja sa stručnim usavršavanjem, zbog čega su pouzdani zapisi o prisutnosti važan dio događaja.
Za regulirane stručne događaje sama registracija nije dovoljna. Organizatori moraju znati tko je stvarno prisustvovao i imati pouzdane evidencije koje podržavaju stručno usavršavanje i certifikaciju.
EUMASS se obratio tvrtki Smart Octopus Solutions i platformi IDConference kako bi digitalizirao upravljanje sudionicima te stvorio pouzdaniju vezu između registracije, prisutnosti i izvještavanja nakon događaja.
Poslovni izazov
Na konferencijama gdje prisutnost doprinosi kontinuiranom usavršavanju ili certifikaciji, organizatori moraju provjeriti više od same registracije.
Potrebne su im točne informacije o tome tko je prisustvovao i je li sudjelovanje zadovoljilo relevantne zahtjeve. Ručno upravljanje time postaje sve teže kako se sudionici tijekom događaja kreću između dvorana i predavanja. Papirnati popisi prisutnosti i ručne provjere akreditacija također ostavljaju prostor za manjkave ili netočne zapise, dok od osoblja zahtijevaju dodatno vrijeme za prikupljanje i usklađivanje podataka.
EUMASS je stoga trebao digitalni proces koji može identificirati sudionike, bilježiti prisutnost i pružiti pouzdane podatke za administraciju nakon događaja bez dodavanja nepotrebne složenosti za sudionike.
Rješenje: Digitalna registracija i automatizirano praćenje prisutnosti
Konferencija EUMASS vođena je pomoću platforme IDConference, koja je povezala registraciju sudionika i podatke o događaju u jedno digitalno okruženje. Sudionici su se registrirali putem interneta, čime je stvorena centralizirana baza podataka koja se potom koristila za pripremu personaliziranih akreditacija i upravljanje prisutnošću na samom mjestu događaja.
Ovisno o zahtjevima događaja, akreditacije mogu koristiti barkodove, QR kodove ili RFID tehnologiju za identifikaciju sudionika i kontrolu pristupa. Tijekom konferencije prisutnost sudionika bilježila se digitalno i povezivala izravno s postojećim podacima iz registracije. To je stvorilo neprekidni protok informacija od registracije, preko fizičkog događaja, pa sve do izvještavanja nakon događaja.
Umjesto ručne rekonstrukcije evidencija prisutnosti, organizatori su mogli raditi sa strukturiranim podacima o sudjelovanju koji su se koristili za provjeru prisutnosti i podršku pri izdavanju potvrda.
Za sudionike je cilj učiniti tehnologiju što neprimjetnijom. Nakon završetka procesa registracije, sudionici primaju svoju personaliziranu konferencijsku akreditaciju i mogu se usmjeriti na sam događaj, umjesto da organizatorima u više navrata daju svoje podatke.
Identifikacija se može odvijati putem tehnologije integrirane u infrastrukturu događaja, čime se omogućuje bilježenje prisutnosti bez potrebe da se sudionici zaustavljaju na svakom predavanju i prolaze posebne ručne provjere. To je posebno važno na stručnim konferencijama gdje se sudionici tijekom dana kreću između različitih predavanja, rasprava i prostora za sastanke.
Umjesto da se provjera prisutnosti pretvori u još jedan administrativni zadatak za sudionika, sustav bilježi relevantne informacije u pozadini. Rezultat je ugodnije konferencijsko iskustvo za sudionike i znatno pouzdanija evidencija prisutnosti za organizatora.
Za EUMASS je izvedba stvorila centralizirani digitalni izvor informacija koji pokriva cjelokupni put sudionika od registracije, preko prisutnosti, do izvještavanja nakon događaja.
Organizatori mogu upravljati informacijama o sudionicima putem platforme EventID te koristiti prikupljene podatke za točno razumijevanje onoga što se događalo tijekom konferencije. To olakšava provjeru prisutnosti i pripremi dokumentacije potrebne nakon događaja.
Sustav također smanjuje količinu ručne administracije koja se zahtijeva od konferencijskog tima. Umjesto vođenja odvojenih popisa registracija, evidencija prisutnosti i dokumentacije nakon događaja, informacije mogu teći kroz povezani digitalni proces.
To poboljšava dosljednost podataka i smanjuje rizik od pogrešaka uzrokovanih ručnim prenošenjem informacija između različitih sustava.
Za regulirani stručni događaj to je posebno vrijedno jer kvaliteta evidencija prisutnosti izravno utječe na sposobnost organizatora da osigura pouzdane dokaze o sudjelovanju.
- Automatizirana provjera prisutnosti: Prisutnost sudionika može se bilježiti digitalno, smanjujući potrebu za ručnim popisima prisutnosti i ponovljenim provjerama.
- Povezani podaci o registraciji i događaju: Informacije o sudionicima prikupljene prije konferencije ostaju povezane s onim što se događa na samom mjestu događaja.
- Pouzdane evidencije za izdavanje potvrda: Strukturirani podaci o prisutnosti pružaju čvršću podlogu za provjeru sudjelovanja i izdavanje potvrda.
- Smanjen administrativni rad: Organizatori troše manje vremena na ručno bilježenje, prenošenje i usklađivanje informacija o prisutnosti.
- Bolje iskustvo za sudionike: Sudionici se mogu kretati kroz konferenciju bez učestalog zaustavljanja radi dokazivanja svoje prisutnosti.
- Pregled događaja u stvarnom vremenu: Organizatori mogu koristiti digitalne podatke o događaju kako bi održali jasniji pregled aktivnosti sudionika tijekom konferencije.
Rezultat i dugoročna vrijednost
Projekt EUMASS pokazuje kako digitalno upravljanje sudionicima može pojednostaviti administraciju događaja kada su točni zapisi o prisutnosti ključni za stručno usavršavanje i certifikaciju. Povezivanjem registracije, identifikacije sudionika, praćenja prisutnosti i izvještavanja, EUMASS je dobio pouzdaniji način upravljanja podacima o sudjelovanju tijekom cijele konferencije.
Umjesto oslanjanja na odvojene ručne evidencije, organizatori su mogli raditi sa strukturiranim informacijama povezanim izravno s profilima sudionika. Za sudionike je proces ostao jednostavan, što im je omogućilo da se posvete konferenciji umjesto administrativnim procedurama. Za organizatore je isti sustav osigurao čvršću podlogu za provjeru prisutnosti, izvještavanje i izdavanje potvrda.
Projekt je također stvorio temelje za daljnju digitalizaciju događaja, pri čemu IDConference pruža povezanu infrastrukturu koja se, kako se potrebe razvijaju, može proširiti dodatnim mogućnostima komunikacije, automatizacije i analitike.
Razmišljate kako povezati prijave, obavještavanje i posjetitelje u jedinstveno digitalno iskustvo?
Kontaktirajte nas za neobavezan razgovor.Želite saznati više?
Pročitajte više o rješenju IDConference i o tome kako sudionike događaja, automatizaciju marketinga i analitiku povezati u jedinstven sustav.
