Kako je Zveza nogometnih trenerjev Slovenije zagotovila, da so se trenerji dejansko udeleževali usposabljanj in prejeli ustrezne točke za podaljšanje licence?
Z zamenjavo nezanesljivih evidenc prisotnosti z digitalnim procesom sledenja udeležbi je Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) pridobila zanesljiv način za preverjanje, kateri trenerji so se fizično udeležili strokovnih izobraževanj. Kar se je začelo kot rešitev na podlagi tehnologije RFID, razvita za Društvo nogometnih trenerjev Kranj, se je pozneje razširilo v digitalni sistem za spremljanje prisotnosti na dogodkih za celotno nacionalno zvezo, ki povezuje prijavo na dogodek, prijavo ob prihodu, poročanje o prisotnosti in točke za strokovno izpopolnjevanje.
Od prijavljene udeležbe do potrjene prisotnosti
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) podpira strokovni razvoj nogometnih trenerjev z izobraževalnimi dogodki in usposabljanji. Trenerji s temi aktivnostmi pridobivajo točke za strokovno izpopolnjevanje, ki so potrebne za ohranjanje in podaljševanje trenerskih licenc. Zaradi tega je natančno sledenje prisotnosti izjemno pomembno. ZNTS mora preveriti, ali so trenerji, ki prejmejo točke, na dogodkih dejansko sodelovali.
Izziv so najprej reševali na lokalni ravni, ko so se člani Društva nogometnih trenerjev Kranj obrnili na družbo Smart Octopus Solutions. Razvita je bila rešitev na podlagi tehnologije RFID, ki je bila pozneje uporabljena kot podlaga za digitalni proces sledenja prisotnosti za celotno ZNTS.
Poslovni izziv
Sama prijava še ne dokazuje, da se je trener dogodka tudi udeležil. Upravljanje tradicionalnih seznamov prisotnosti je lahko zamudno in pušča prostor za manjkajoče ali nenatančne zapise. Za ZNTS je to še posebej pomembno, saj prisotnost neposredno vpliva na dodeljevanje točk za strokovno izpopolnjevanje in posledično na podaljšanje licence.
Zveza je zato potrebovala zanesljiv način za preverjanje udeležbe in pretvorbo podatkov o prisotnosti v natančna poročila. Ključna zahteva je bila preprosta: vedeti, kateri trenerji so se dogodka dejansko udeležili in bi zato morali prejeti pripadajoče točke. Vendar pa upravljanje več kot 2.500 udeležencev, ki se istočasno gibljejo med več dvoranami, ustvarja ogromno logistično ozko grlo.
Ročno skeniranje kartic na vratih povzroča veliko gnečo. Brez avtomatizacije organizatorji ne morejo zanesljivo preveriti, kdaj je udeleženec vstopil, koliko časa je ostal ali ali dejansko izpolnjuje pogoje za pridobitev kreditnih točk – kar vodi do morebitnih sporov glede preverjanja identitete in izdaje potrdil.
Rešitev: Digitalno sledenje in preverjanje prisotnosti
Prvotna rešitev, razvita z Društvom nogometnih trenerjev Kranj, je uporabljala personalizirane kartice RFID. Trenerji so lahko isto kartico uporabljali na več dogodkih, pri čemer se je kartica skenirala ob prihodu in odhodu za beleženje prisotnosti ter časov vstopa in izstopa. Po tej izvedbi je bil pristop prilagojen za celotno Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije in še dodatno poenostavljen z digitalnimi vstopnicami za dogodke.
Trenerji zdaj svoje vstopnice za dogodek prejmejo po e-pošti. Na dogodku se vstopnica skenira s specializirano aplikacijo, ki preveri prijavo in zabeleži prisotnost. Po dogodku se zbrani podatki uporabijo za izdelavo poročila o prisotnosti, ki prikazuje, kateri trenerji so dejansko sodelovali. Poročilo služi kot podlaga za dodelitev točk za strokovno izpopolnjevanje, potrebnih za podaljšanje licence.
Za trenerje je proces zasnovan tako, da je preprost in domač. Namesto izpolnjevanja papirnih seznamov prisotnosti ali zanašanja na organizatorje, da ročno zabeležijo njihovo prisotnost, trenerji pred dogodkom prejmejo svojo vstopnico digitalno po e-pošti. Ko prisperejo, vstopnico preprosto predložijo v skeniranje. Sistem preveri njihovo prijavo in zabeleži prisotnost bez dodatnih administrativnih korakov. Tehnologija zato odpravlja ovire, namesto da bi jih ustvarjala. Trenerji se lahko osredotočijo na izobraževalno vsebino in strokovni razvoj na dogodku, medtem ko sistem poskrbi za administrativne dokaze, potrebne po dogodku. Za zvezo pa je razlika pomembna. Digitalni zapis zagotavlja bistveno zanesljivejšo podlago za določanje, kdo se je dogodka udeležil in kateri trenerji so upravičeni do prejetja točk za strokovno izpopolnjevanje.
Za Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije je rešitev ustvarila standardiziran digitalni proces za upravljanje prisotnosti na strokovnih izobraževalnih dogodkih.
Namesto ročnega primerjanja seznamov prijav z evidencami prisotnosti lahko zveza uporabi preverjene digitalne podatke o prisotnosti za izdelavo poročil po vsakem dogodku. To bistveno skrajša čas in zmanjša trud, potreben za spremljanje udeležbe ter obdelavo informacij o prisotnosti. Prav tako izboljšuje integriteto sistema, saj točke temeljijo na dejanski prisotnosti in ne le na prijavi na dogodek.
Zveza pridobi jasnejši pregled nad udeležbo in lahko nastale podatke uporabi za podporo administraciji strokovnega izpopolnjevanja ter podaljševanja licenc. Sistem ustvarja tudi dosleden proces, ki ga je mogoče uporabiti na različnih dogodkih, kar zagotavlja prilagodljivo podlago za upravljanje izobraževanja trenerjev na nacionalni ravni.
- Preverjena fizična prisotnost: Digitalna prijava zagotavlja zanesljiv dokaz, da so se trenerji dejansko udeležili dogodka, preden se jim dodelijo točke za strokovno izpopolnjevanje.
- Avtomatizirano poročanje o prisotnosti: Podatki o prisotnosti se zbirajo digitalno in po vsakem dogodku pretvorijo v poročila s seznamom sodelujočih trenerjev.
- Poenostavljeno podaljševanje licenc: Preverjeni podatki o udeležbi zagotavljajo jasno podlago za dodeljevanje točk, potrebnih za podaljšanje trenerske licence.
- Zmanjšano administrativno delo: Digitalna prijava in sledenje prisotnosti odpravljata velik del ročnega dela pri beleženju ter usklajevanju udeležbe.
- Prilagodljivost za različne dogodke: Rešitev, ki je bila prvotno razvita za Društvo nogometnih trenerjev Kranj, je bila prilagojena za celotno nacionalno zvezo in se lahko uporablja na več izobraževalnih dogodkih.
Rezultati in dolgoročna vrednost
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije dokazuje, kako lahko usmerjena tehnološka rešitev reši širši administrativni izziv in izziv skladnosti. Kar se je začelo z rešitvijo na podlagi tehnologije RFID za Društvo nogometnih trenerjev Kranj, se je razvilo v standardiziran digitalni proces prisotnosti za celotno ZNTS.
Digitalne vstopnice, prijava na podlagi aplikacije in avtomatizirano poročanje zdaj zagotavljajo jasnost med sodelovanjem na dogodku in točkami za strokovno izpopolnjevanje. Za ZNTS to pomeni manj ročne administracije, zanesljivejše podatke o prisotnosti ter bolj pregleden proces dodeljevanja točk in podaljševanja licenc. Za trenerje se zabeleženje udeležbe izvede prek preproste digitalne prijave namesto ročnih seznamov prisotnosti.
Projekt prav tako dokazuje, kako se lahko rešitev, razvita okoli specifične operativne potrebe, razširi v širši proces ter ustvari močnejšo digitalno podlago za upravljanje strokovnega izobraževanja in zahtev glede licenciranja.
Razmišljate, kako povezati prijave, obveščanje in obiskovalce v enotno digitalno izkušnjo?
Kontaktirajte nas za neobvezen pogovor.Želite izvedeti več?
Preberite več o rešitvi IDConference in o tem, kako udeležence dogodka, avtomatizacijo marketinga in analitiko povezati v enoten sistem.
